Der Kreislauf der Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen ist ein fortlaufender Prozess, der schematisch folgendermaßen dargestellt werden kann: 

Für Transparenz sorgen 

Die Unternehmensleitung sollte von An-fang an in das Projekt einbezogen werden und muss das Projekt befürworten, damit die Maßnahmen anschließend auch umgesetzt werden. Ideal ist es, wenn die Unternehmensleitung selbst an wichtigen Sitzungen des Steuerungsgremiums teilnimmt.

Sobald wie möglich sollten die Führungskräfte des Betriebes über das Vorhaben und das geplante Vorgehen informiert werden. Hierfür kann eine Infoveranstaltung oder eine Schulung zum Thema für den Führungskreis zielführend sein.

Wichtig ist ebenso, die Mitarbeiter von Beginn an darüber zu informieren, was konkret geplant ist und welches Ziel die Gefährdungsbeurteilung hat. Bei der Planung sollte darauf geachtet werden, dass im Budget neben den Kosten für die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung noch genügend Mittel übrig bleiben, um die Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitsbedingungen auch tatsächlich umsetzen zu können. Denn diese Maßnahmen sind das Herzstück jeder Gefährdungsbeurteilung. Schon während des Projektablaufs sollte den Mitarbeitern klar kommuniziert werden, was der aktuelle Stand ist und nach Ablauf der Gefährdungsbeurteilung, welche Maßnahmen aus den Ergebnissen abgeleitet werden. 

Zeitplan erstellen 

Entscheidend für den Erfolg ist eine sorgfältige Vorbereitung. Bevor mögliche Methoden eingesetzt werden, sollten Ziele formuliert werden, was mit dem Prozess erreicht werden soll (z. B. den Krankenstand verringern). Daneben sollte eine detaillierte Planung stattfinden, was konkret untersucht werden soll, welche Mitarbeiter im Steuerungsgremium sind und welche Aufgaben sie übernehmen. Wenn ein externer Dienstleister für die Durchführung oder einzelne Aufgaben wie die Auswertung von Daten herangezogen werden soll, ist dies auch möglichst im Vorfeld zu klären. Die Zeit, die für die Planung, Umsetzung und Evaluation der Maßnahmen gebraucht wird, ist vorab nur schwer zu schätzen. Denn einige Verbesserungsvorschläge (z. B. regelmäßige Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten) können sofort umgesetzt werden und erzielen damit einen schnellen Effekt, während andere Maßnahmen (z. B. ein „stilles Büro“ für Konzeptarbeit) erst baulich umgesetzt werden und sich etablieren müssen. Als grobe Schätzung können Sie von der Planung bis zur Umsetzung der ersten Maßnahmen ca. ein Jahr einkalkulieren. Ihren konkreten Zeitplan sollten Sie in der Projektgruppe schriftlich fixieren.

Vertrauensbasis schaffen 

Obwohl die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung gesetzlich vorgeschrieben ist, sollte sie weder von der dafür verantwortlichen Geschäftsführung noch von den Mitarbeitern als „lästige Pflicht“ angesehen werden, sondern als Chance, die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter zu verbessern. Dabei ist wichtig, dass von Anfang an eine Vertrauensbasis geschaffen und den Mitarbeitern deutlich gemacht wird, dass vertraulich mit ihren Daten und Angaben umgegangen wird. Die Mitarbeiter sollen von verbesserten Arbeitsbedingungen profitieren und ziehen damit einen persönlichen Nutzen aus der Teilnahme am Prozess.